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Como tirar o melhor de sua viagem a trabalho

Como tirar o melhor de sua viagem a trabalho

Viagens profissionais são cada vez mais comuns para diversas pessoas, e os destinos para onde somos enviados extremamente diferentes. Considerando o investimento feito pelas empresas para que suas excursões mundo afora aconteçam, devemos ter claramente em vista o objetivo e os resultados esperados. Para tanto, iremos enumerar aqui os principais pontos a serem ponderados para que sua próxima viagem seja um sucesso.

1) Planejamento
Antes de qualquer coisa, confira a data de validade de seu passaporte (caso a ida seja para o fora do Brasil). Elabore seu plano de viagem com bastante antecedência, e para isso crie uma planilha relacionando datas e eventos de sua viagem para que seus superiores tenham ideia do volume de eventos e/ou visitas que serão feitas durante sua estada fora da cidade. Inclua também em sua planilha informações dos locais onde você estará hospedado como telefone e endereço caso seja necessário fazer contato de urgência. Não se esqueça, será por meio do planejamento que sua viagem ganhará corpo, lógica e com isso você terá total controle sobre suas ações durante a viagem. Planejamento é fundamental.

2) Agendamentos prévios de visitas
Agende com no mínimo uma semana de antecedência todas as visitas que serão feitas a clientes e anote uma a uma em seu plano de viagem com data e hora marcada, e caso não seja possível obter uma confirmação de sua visita por parte do cliente, e ainda sim você queira insistir na tentativa da visita, faça uma marcação como sendo essa uma “visita não agendada”.

3) Pré-embarque
Faça uma lista com todos os itens que você deve levar para seus eventos e visitas. Confira um a um antes de embarcar e certifique-se de não estar esquecendo nada. Informe a operadora de seu cartão de crédito sobre sua ida ao exterior para que você possa usar seu cartão fora do Brasil. Se você for levar dinheiro ou treveller check, reserve um período para ir ao banco ou casa de câmbio para a compra de moeda. Acesse sites de jornais locais para se atualizar sobre o clima que você irá enfrentar e também para saber das últimas notícias da região para onde você irá viajar.

4) Durante a viagem
Descanse bem ao chegar e acerte seu relógio conforme a hora local para não perder nenhum compromisso devido a troca de horário. Cuidado com refeições muito diferentes das que você costuma fazer, isso pode causar uma série de desconfortos. Atente-se a padrões de cultura local como, a necessidade de dar gorjetas, cumprimentos, gestos para não cometer nenhuma gafe.
Anote com detalhes tudo sobre suas visitas a clientes, faça o mesmo para os eventos que você participar. Anotar as informações logo na sequencia do evento propicia a seu relatório mais detalhes, que porventura você poderá esquecer com o passar das horas. E por fim, mande sempre um alô para sua equipe e acompanhe, na medida do possível, o andamento das atividades no escritório.
Não se esqueça de pedir comprovantes de pagamento para todas as suas compras ou pagamento de serviços. Tudo isso deve ser inserido em seu relatório final de viagem. Em alguns países existe a opção do “cash back” que é o retorno do valor referente a impostos pagos em suas compras no país. Esse montante é devolvido por você não ser um morador daquele país. Geralmente o setor de “cash back” fica dentro da área de embarque dos aeroportos, bastando você se dirigir ao guichê, apresentar as informações requeridas e receber de volta o valor pago em impostos.

5) Tempo livre
Caso haja algum tempo livre na sua agenda, aproveite para conhecer ou visitar novamente a cidade onde você está. Faça compras, visite museus, restaurantes e outras atrações locais. O guia de viagem Lonely Planet é sempre uma ótima fonte de consulta para desbravar cidades e todas as suas atrações.

6) Retorno
Descanse bem para voltar ao batente, certifique-se que todas as suas anotações estão bem encaminhadas para a elaboração de seu relatório de viagem. Junte os comprovantes de pagamento com o seu relatório e apresente todos os resultados a seus superiores. Por fim, envie uma mensagem de agradecimento a todos os clientes que você visitou/conheceu durante a viagem.

Um fator importante para que viagens de negócios sejam bem sucedidas é a organização prévia. Imprevistos acontecem, e justamente para diminuir a possibilidades de que esses imprevistos aconteçam é que devemos nos organizar. Eu mesmo tenho muitas histórias engraçadas de minhas andanças para contar, e que me fizeram dar o devido valor a preparação prévia das minhas viagens. Caso vocês queiram modelos de planilhas e relatórios para organizar suas viagens mande seu e-mail pelo twitter @rafaelborim

Rafael Borim
Consultor de Negócios Internacionais

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