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SE TEMPO É DINHEIRO? ENTÃO, QUAIS PRIORIDADES USÁ-LO A OBTER RESULTADOS?

SE TEMPO É DINHEIRO? ENTÃO, QUAIS PRIORIDADES USÁ-LO A OBTER RESULTADOS?

Poderia indicar-lhes um cem números de literaturas a respeito do assunto, “Administração do Tempo” tais como: Método Prático – Col. Instant, Clegg, Brian (QUALITYMARK), ou dos autores: Alberto Dell Isola e William Douglas (Editora Impetus), ou ainda as relacionadas a outros contextos de tempo como nas frases: “Tempo de decisão poupado, é tempo de ação ganho”. (Gerald Michaelson) e “Não se pode planejar o futuro pelo passado”. (Edmund Burke). São milhares de orientações, centenas de estudiosos sobre o assunto e seus correlatos, mas fique com a frase: “O tempo é a única riqueza que é distribuída igualmente por todos os homens: A cada um são dadas precisamente 24 horas em cada dia que passa.” (Saint John). Eu complemento como usá-lo eficazmente, eis a questão.

Mas, dentre as dificuldades que muitas pessoas encontram na administração do tempo, é o fato de não saberem diferenciar estes três elementos, que são tecnicamente diferentes entre si: URGÊNCIA, IMPORTÂNCIA E PRIORIDADE, relacionadas às tarefas do dia a dia. Difícil, nem tanto. Executamos diariamente uma lista delas (tarefas), consciente ou inconscientemente, talvez sem critérios, desesperadamente, mas isso pode mudar! Quantos estão agora na sua empresa apagando incêndios não visíveis, ao invés de atender os objetivos ao qual seu negócio ou organização foram criados?

Administrar o tempo

O tempo é recurso valiosíssimo. Sua administração tem sido uma preocupação constante na vida dos executivos, homens e mulheres de negócios, comerciantes, artistas, políticos, mágicos, dona de casa, enfim, o mundo exige pressa, e não acha tempo. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer um de nós pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negócios e na vida. Não tenho a pretensão, aqui em poucas linhas de esgotar o assunto, mas sucintamente, vou mencionar alguns princípios para se atingir objetivos.

Planejar o tempo (1 seg., 1 min., 1 h, 8 h)

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações, ou TAREFAS (que falaremos a seguir) para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo, a fim de se atingir os nossos objetivos. “Estava na sala de um amigo, conceituado Promotor de Justiça, peguei um papel na sua mesa, anotei um número de celular; e ele me disse: não leve esse papeeeeeeeel, senão perco uma semana de trabalho”. Olhei no verso e havia minúsculas anotações das tarefas/execuções e processos numerados. Não importa a forma que lidamos com o planejamento, já viram a mesa de uma secretária? diretor de jornalismo? de compras? ou de vendas? Uma organizada bagunça, mas o que importa aqui é o resultado. Planejar, ordenar, priorizar e executar as tarefas dentro de um determinado tempo.

Agenda diária

Planejar bem o tempo cria hábitos. Um deles é manter uma agenda diária, ao iniciar o dia. Escrevemos uma lista com o que se quer realizar. Aja assim como sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. No final do dia, vejamos tudo o que conseguimos fazer e transferimos para o dia seguinte o que não foi feito, reprogramamos o velho Microsoft Outlook, agenda eletrônica, secretária, etc. Em uma dessas desafiadoras visitas a um futuro cliente, pude observar através da porta entre aberta do seu principal executivo; na recepção onde eu estava sua secretária lixava as unhas e retocava o batom.
Enquanto que ele tinha na sua mão direita ora o teclado do notebook, ora a calculadora, à sua mão esquerda o telefone entre o ombro e o rosto, falava sem parar Reparei uns três frascos de pílulas sobre a mesa. Pensei calmante. Tive uma visão: esse respeitado homem deve estar dispondo de 80% de suor e 20% e eficácia, hipoteticamente se estivesse no ofício de camelô ainda não credenciado, portaria uma vara de bambu às mãos, cheia de penduricalhos à venda, bradando em alta voz, comprem, comprem, está barato; ora fugindo da fiscalização, ora da chuva. Muitos de nós já podemos ter passado por situações semelhantes, atirar para todos os lados ao mesmo “tempo”, sem mesmo perceber. Mas, vamos aos fatos.

PRIORIDADES é cumprir TAREFAS. Quais? Como? Quando?

É importante saber dar prioridade às tarefas. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades: Chamo de tarefas A, B, C, D, H e assim por diante.
Pergunta. Qual a prioridade de execução dessas tarefas? (A, B, C, D,H). O que fazer primeiro?
Aja a partir da combinação de seu grau de Urgência e Importância, que serão aqui consideramos para atingir nossos objetivos profissionais ou pessoais.

1) Critério URGÊNCIA, está ligado ao tempo, (tempo, prazo)
Prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem.

2) Critério IMPORTÂNCIA, é o quanto aquela tarefa irá agregar (agregar, contribuir, acrescentar, gerar receita, dividendos, encantamento, plus, etc).
Quanto maior o nível de prioridade, como nos exemplos abaixo (“2”, “3”, ”1”), maior a necessidade de ser realizada antes. Siga o raciocínio.
E como optar em realizar tantas tarefas em cada nível de prioridades? Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados. Princípio: http://pt.wikipedia.org/wiki/Princ%C3%ADpio_de_Pareto

A resposta é RESULTADO. Como obtê-lo? Identifique os 20% melhores e delegue o restante a quem confia. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, mercado, correio, etc. Concentre-se no que requer capilaridade. Outro fator de priorização de atividades é a escolha de facilidades (ou dificuldades) que determinada ação representa. Mas atenção, os prazos e os resultados têm um peso MAIOR que a facilidade de execução.
• Prioridade “2″ são as tarefas Urgentes e Importantes (UI)
• Prioridade “3″ corresponde às tarefas Urgentes e não Importantes. (UnI)
• Prioridade “1″ são aquelas que não são Urgentes e são Importantes (nUsI)

Se prioridade é uma combinação de urgência e importância, as tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridades “2″ e “3″ (de alta urgência), pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade “1″ devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das “tarefas incendiárias”. Por isto é que a chamamos de prioridade “1″. As tarefas de prioridade “1″ são aquelas importantes para nós e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar criar, gerar relacionamentos, aprofundar no escopo da questão, aumentar a probabilidade de sucesso. Não seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.
Finalizando: faça sua agenda hoje, insira planejamento e observe os resultados.

Abraço a todos (as),
Por: Roberto Botelho

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4 Comentários
  • Luis
    1 de março de 2013 ás 18:41

    Parabéns pela analise.

    Cumprimentos,

    Luis

  • Alessandra Fernandes Olivo
    2 de março de 2013 ás 15:12

    Excelente texto!!!!

    Seu rico conteúdo contribuiu muito para auxiliar as atividades do trabalho por realizado !

    Abs

  • Renan
    30 de julho de 2013 ás 09:32

    adoreia me ajudou muito no meu tcc

  • Elian Cruz
    12 de agosto de 2013 ás 21:45

    Parabéns! Conteúdo excelente! Contribui para o desenvolvimento cultura e social.

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